当我初任IRIS研究所执行主管的时候，所面临的境况是：该公司仅有1万美元的银行存款，确有7万美元的应收账款！该如何扭转乾坤的呢？我建立了一个值得信赖且易于操作的账户跟踪系统。完整地保存交易记录不仅仅是新纳税体系的需要，而且还会帮助企业及时迅捷地跟踪每一位赊销客户。这样，即使某一天被迫采取法律诉讼的手段时，完整的交易记录也能使您处于非常有利的局面。其实，完善的交易记录系统并不一定是纷繁复杂的，但必须要坚持运作下去。

为使您避免财物方面的损失，交易记录系统可以遵循三条原则：交易时收集客户的基本资料；记录交易信息，如：什么人在什么时间在什么地点提供什么样的产品和服务；了解应收账款的帐龄，并主动运用这些信息以避免债务的进一步恶化。这些原则让客户明白所有正在发生的情况都在您的掌控之中，从而使您能够掌握交易的主动。

坚持对记录的及时更新是非常重要的。为此，您需要一个易于操作的简单系统来支持您的工作，否则您仍然会像现在这样感到时间紧迫。商人都不愿意辛苦努力地工作却收不回欠款，事实上，现在许多澳大利亚人每周都要工作7天，但由于没有建立一个实用的客户信息跟踪系统，往往只能收回4成左右的货款。1989年，我接管了父亲的公司，当时公司的应收账款金额远远高于银行贷款额。父亲兢兢业业、全心全力开拓业务，经营他的事业，确无暇顾及那些日积月累的未收款项！正是迫于企业经营和现金流短缺的双重重压，父亲过早地离开了人世，这也是一个非常沉痛的教训。

当您的货款不能及时回收时，您只需把客户的欠款记录提供给对方就可以了，而客户信息跟踪系统更多地关注那些拖延货款较大的企业。建立特殊的销售和支付流程、跟踪客户信息、以及组织人员专门从事这些任务非常重要，决不能对债务放之任之，应当以适当的方式关注每一笔交易。对于小型企业而言，有一项非常有效的催收帐款的工具——电话。一番简短的电话跟踪也会体现您的服务水平，例如：“您好，请问是**希望路7号的格特菲而先生吗？我在查看我们的交易记录时发现您有一笔货款已经逾期7天了。我希望了解一下，是不是我们的货物存在着一些问题？提供可信赖的服务是我们企业的宗旨。如果货物质量等方面都良好的话，能否通知我贵公司何时方便支付货款呢？”

您的债务人会因为您细心周到的服务更加敬重您，健忘的债务人也会感谢您的提醒，而且某些不诚实的债务人也会再三思量的。